Как организовать концерт и заработать на нем


Как организовать концерт и получить от этого прибыль

Если Вы хотите зарабатывать деньги и продолжать при этом заниматься любимым делом, то эта статья для Вас. Речь идет об организации и проведении концертов музыкальных групп и сольных исполнителей.

Прежде всего, Вы конечно должны понимать, что в этом нелегком деле Вам понадобятся умение ясно и четко выражать свои мысли, слушать и слышать собеседника, ориентироваться в текущем разговоре и быстро принимать решения.

Если все эти качества у Вас есть, то теперь можно задуматься и о виде запланированного мероприятия. Это может быть фестиваль, сборный или сольный концерт… Не столь важно, что именно это будет, главное, при выборе всегда руководствуйтесь качеством, а не количеством и не забывайте об оригинальности.

Вы определились с тем, что будет представлять собой будущий концерт? Отлично! Теперь осталось выбрать группы или отдельных исполнителей, отыскать подходящую площадку, организовать рекламную кампанию и, самое главное, найти деньги для всего этого.

Ну, хорошо, теперь давайте рассмотрим всё это подробней. Начнем с артистов...

1. Чтобы привлечь того или иного исполнителя на свой концерт, Вам нужно заинтересовать его соответствующим гонораром и организовать требуемые им бытовые и технические рабочие условия. Размер гонорара и серьезность требований зависят в первую очередь от популярности артиста или группы.

Если это Ваше первое мероприятие, то желательно остановить свой выбор на исполнителях, хорошо известных в узких кругах и работающих в стилях отдалённых от «поп» в его стандартном представлении.

Если Вы планируете провести т.н. «солянку», то можно ограничиться и группами, еще не завоевавшими популярность среди аудитории, но достаточно талантливыми.

2. Договариваться об участии исполнителя в Вашем концерте нужно с его директором или менеджером, контакты которых обычно можно найти на официальном сайте или на лицензионном диске.

Сообщите менеджеру о месте проведения, о виде ожидаемого мероприятия. Обсудите размер гонорара, условия, форму оплаты и остальные требования артиста. Согласуйте дату. Чтобы обезопасить себя, постарайтесь как можно раньше внести предоплату.

3. При выборе площадки не стоит спешить с окончательным решением. Отберите сразу несколько подходящих. Подумайте, потянете ли Вы их аренду. Кстати, если концерт запланирован на будний день, можно попробовать договориться о скидках. Это часто работает, как показывает практика.

Рассмотрите расположение площадок: желательно, чтобы находились они недалеко от центра города и стаций метро.

4. Определившись с местом проведения концерта, Вы можете приступить к самому главному – поиску спонсоров. Рассматривайте этот процесс, как продажу планируемой акции.

Вы можете продать внутреннее рекламное пространство (задняя и боковые поверхности сцены, бар, холл и даже кабинки в туалете…), возможность проведения конкурсов, промоакций, торговые места, часть поверхности афиши, флаеры или билета, место в аудио- и видеорекламе, участие в пресс-конференции.

К разговору с Вашим потенциальным спонсором нужно подготовиться тщательно и скрупулезно. Составьте краткое, но внятное коммерческое предложение, которое вызовет у читающего желание узнать все детали и подробности запланированного мероприятия. Это предложение можно отправить на электронную почту или, лучше, отдать лично в руки представителю компании.

В этом случае желательно ориентироваться на работников, занимающих руководящие посты. Если Ваше краткое предложение вызвало интерес, нужно, не теряя времени, предоставить на рассмотрение компании подробное коммерческое предложение, в котором будет детально описан состав участников концерта, приведена аргументация того, почему именно эти исполнители и группы обеспечат успех мероприятия.

5. Кроме подробного коммерческого предложения Вам также понадобятся поминутно расписанный сценарий планируемой акции, подробный план рекламной кампании с указанием точного количества, формата и вида афиш, количества флаеров, места и времени их распространения, перечня привлеченных радиостанций, телеканалов и печатных СМИ, времени, количества и хронометража рекламы в них.

6. Не забудьте предоставить потенциальному спонсору прайс-лист концерта и пакет спонсора. В зависимости от вида спонсорской поддержки последний может быть пакетом генерального спонсора, который получает самое выгодное место внутренней рекламной поверхности и право представлять мероприятие; пакетом спонсора; пакетом информационного спонсора, обеспечивающего рекламу в СМИ; пакетом технического спонсора, который может помочь с накладными расходами.

7. Вам удалось убедить спонсора, и Вы подписали договор о сотрудничестве? Теперь настало время проведения рекламной кампании. В первую очередь, это разработка макета афиши.

Позаботьтесь о соответствии афиши статусу запланированного концерта. Если Вы привлекаете к работе малознакомого дизайнера, ознакомьте его с детальным черновиком или образцом, скачанным из интернета, например. Расклейка афиш обычно происходит в пешеходных зонах, местах тусовок, на афишных тумбах и в общественном транспорте.

8. Самым старым, но по-прежнему эффективным средством привлечения публики являются флаеры. При использовании флаеров большое значение имеет их грамотное распространение.

Оптимальным будет раскладывание раз в 2-3 дня в помещениях молодежных или музыкальных магазинов, ВУЗов, школ и передача непосредственно из рук в руки в разных многолюдных районах города.

9. Примерно за 10 дней до мероприятия следует провести пресс-конференцию. Для журналистов желательно организовать фуршет за счет технического спонсора, раздать пригласительные на концерт и промо-материалы для написания статей.

10. При выборе звукового и светового оборудования узнайте, какая фирма занималась их настройкой последнее время конкретно на этой площадке, каким было качество их работы. Учтите пожелания и требования самих артистов касательно этого вопроса.

11. Позаботьтесь об организации охраны концерта, ведь Вы будете иметь дело с большим количеством людей. В этом деле целесообразней отдать предпочтение частным охранным предприятиям.

12. В день концерта постарайтесь самостоятельно встретить артистов, а их питание, привоз на пресс-конференцию и саму площадку уже можно поручить и помощникам. Вы тем временем займитесь тщательным осмотром площадки вместе с представителем хозяев. Результаты осмотра фиксируются в специальном акте.

13. После окончания концерта не забудьте произвести все необходимые выплаты и отблагодарить всех нужных людей. Не расстраивайтесь, если в первый раз полученная прибыль покажется не слишком большой. Главное – приобретенный опыт, который можно с успехом применять в дальнейшем и зарабатывать уже совсем другие деньги.

___________________

Автор: Андрей Скидан
При копировании материала ссылка на сайт www.master-skills.ru обязательна!

< Предыдущая   Следующая >

Как спланировать концерт - 10 советов для музыкальных концертов

Вы когда-нибудь задумывались, как спланировать концерт или как привлечь больше людей, чтобы возвращаться каждый раз? Когда я был гастролирующим музыкантом, я часто заказывал концерты своей группы. Позже, будучи тур-менеджером и руководителем лейбла в Fearless Records и Sony Music, я узнал еще больше. Итак, вот несколько советов по организации концертов, планированию мероприятий и продвижению концертов.

Планирование концерта

  1. Спланируйте концерт с живой музыкой, используя это руководство по планированию концертов.
  2. Просмотрите контрольный список для выступления (щелкните здесь) и настройте его для своего концерта.
  3. Назначьте концерт с местом проведения и уточните свой бюджет.
  4. Проведите продвижение концертов в Интернете, уличный маркетинг и печатные СМИ.
  5. Занимаюсь логистикой и техническими аспектами концерта.
  6. Прежде всего, убедитесь, что фанаты хорошо проводят время и приходят на ваш следующий концерт.

Не просто еще одно шоу - придумайте концепцию мероприятия

Сделайте свой концерт событием, а не просто выступлением.На большинстве концертов деятельность ограничивается ожиданием, просмотром музыки или покупкой товаров и напитков. Так что спланируйте, чем люди будут заниматься во время мероприятия. Дайте вечеру цель. Есть миссия или причина? Превратите посетителей концертов в фанатов. Дайте этим людям еще одну причину вернуться на ваше следующее шоу. Кроме того, СМИ будут впечатлены, если вы сделаете что-то, чего никто раньше не делал для продвижения вашего мероприятия.

ЦЕЛЬ состоит в том, чтобы каждый раз, когда вы играли, выходило больше людей. Сначала у вас на шоу 20 человек.Потом 40… 60. И на 100, 200 и так далее.

Профессиональный совет:

Фирменная серия концертов для вашей группы. Четыре мероприятия в год. Сделайте каждый концерт больше, чем следующий.

Я получил эту идею много лет назад от японской группы, с которой я работал, под названием Eastern Youth. Сделали пригласительную серию концертов «Голоса Дальнего Востока». Восточная молодежь каждый раз была хедлайнером и приглашала одну или две группы поддержать их. Самое замечательное в этом… они всегда планировали наперед.Они вошли в ритм маркетинга своих мероприятий. Кроме того, все эти усилия были направлены на продвижение ИХ группы и рост их фанатской базы.

  • Обеспечьте привлекательную цену, чтобы побудить людей приходить снова и снова. Возможно, часть доходов от шоу пойдет на благотворительность по вашему выбору.
  • Сделайте серию концертов более похожей на фестиваль с рекламой, спонсорами, партнерами, местной прессой, радио, и она станет широко уважаемой и признанной частью сообщества.
  • В результате каждый раз, когда вы устраиваете местное шоу, это большое событие, которое посещают многие.
Совет для профессионалов:

РОТАЦИЯ РЫНКА - Региональная стратегия

Запланируйте отыграть региональные концерты, чтобы не перегружать свой внутренний рынок. Вы можете применить все рекламные советы из этой статьи к каждому мероприятию. Цель - увеличивать вашу явку каждый раз, когда вы возвращаетесь на эти рынки. Продолжайте наращивать свою фанатскую базу через личное общение на сцене и за торговым столом. Используйте список рассылки по электронной почте и поддерживайте связь с поклонниками в социальных сетях.

Худшее шоу на свете - выберите место, место и время

Представьте себе это.Группа с аудиторией любого возраста (до 21 года) принимает шоу стоимостью 15 долларов. Установленное время - полночь в среду вечером, а в клубе 21+. Нет абсолютно никаких причин тратить время на это мероприятие. Никакая реклама и маркетинг не приведут вашу молодую аудиторию на это шоу. Помня о том, что вы не хотите переигрывать рынок, выбирайте место проведения и внимательно показывайте. Если ваша музыка нравится представителям старших классов, по выходным играйте полуденные концерты в местах для всех возрастов.

Примите во внимание ваше местоположение, размер места проведения и стоимость аренды помещения.Открытые площадки представляют собой проблему из-за дополнительных производственных затрат и погодных условий. Развивающиеся артисты должны установить разумную цену на билеты. Высокие цены на билеты могут убить вашу посещаемость на концертах.

БЕСПЛАТНЫЙ PDF - КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК GIG - СКАЧАТЬ ЗДЕСЬ

Мы облажались - концертный бюджет

Тщательный бюджет и тщательное планирование гарантируют, что вы не ошибетесь. Планируя и продвигая собственное мероприятие, вы даете результат в свои руки.У вас есть контроль и вы можете планировать проблемы.

Сначала определите, какова финансовая цель. Это будет коммерческий концерт или благотворительный?

При планировании концертов и БЮДЖЕТЕ следует учитывать следующие моменты:

  • Сколько групп / групп будут выступать
  • Плата за аренду помещения
  • Как место зарабатывает деньги и как вы зарабатываете
  • Персонал / охрана затраты
  • Затраты на производство. т.е. PA, звуковая система, освещение, инженер
  • Если есть билетная компания, какой процент они берут?
  • Расходы на рекламу
  • Печать плакатов и листовок
  • Стоимость производства товаров
Ошибка, которую следует избегать:

Не просто оценивайте количество проданных билетов и умножайте на цену билета.Это не ваш бюджет. Сделайте наоборот. Сначала добавьте все свои расходы в электронную таблицу Excel. Затем работайте в обратном направлении. Возьмите все свои расходы и определите, какую цену вам нужно установить на билеты. Это обеспечит покрытие ваших расходов и небольшую часть прибыли для себя.

Адам Джанки и Сара Донелли из Illusive Entertainment сняли отличный трехсерийный видео-сериал. Они забронировали сотни мероприятий за эти годы и сразу переходят к делу.

Как спланировать концерт - бронирование шоу

Как и любое успешное мероприятие, убедитесь, что вы настроили себя на успех.Не бронируйте концерт в день проведения крупного соревнования, на котором уже будут присутствовать ваши поклонники. Избегайте студенческих городков, когда учеба не работает.

Размер и тип помещения важны. Низкая явка может обидеть вас, промоутера и, прежде всего, фанатов. Так что не бронируйте заведение, если вы не можете заполнить хотя бы 70% или продать. Если вы не уверены, лучше забронировать комнату поменьше и продать ее.

  1. Составьте список потенциальных мест и контактную информацию
  2. Расположите их в порядке их соответствия вашим финансовым целям
  3. Выбирайте дату и время с умом
  4. Учитывайте общие затраты, демографические данные, размер и взаимосвязь с промоутер
  5. Знайте, что вы хотите, прежде чем подходить к месту проведения / промоутеру
  6. Будьте готовы показать свой маркетинговый план
  7. Предложите свое мероприятие
  8. Подтвердите дату и бюджет
Нравится то, что вы изучаете до сих пор? Я обучаю своей полной маркетинговой стратегии Spotify внутри Band Builder Academy.Я также разработал бесплатное программное обеспечение, которое использует Spotify API и предназначено только для участников. НАЖМИТЕ ЗДЕСЬ , чтобы узнать больше.
Совет для профессионалов:

Twitter предоставляет вам список событий. Щелкните значок профиля, чтобы открыть раскрывающийся список. Выберите «Аналитика». В верхней части навигации щелкните События.

ВОПРОС ДЛЯ ЧИТАТЕЛЯ - билеты для предварительной продажи:

«Многие шоу, которые мы играем, требуют продажи билетов на предварительную продажу. Чаще всего мы теряем часть денег, потому что покрываем часть билетов, которые не могли продать.Должны ли мы продолжать давать подобные шоу или нам следует сосредоточить наши усилия на концертах, в которых участвуют местные группы? » - Chris - ASHES

ОТВЕТ:

Поддержка других художников - хорошая стратегия. В этой статье я призываю артистов заработать репутацию хедлайнеров. Но при выборе поддержки решающим фактором должна быть вероятность того, что концерт будет распродан или будет успешным. Просмотрите все факторы в этой статье, чтобы определить, было ли это шоу успешным или неудачным.

Соглашайтесь давать только концерты, которые забронированы в местах правильного размера, с хорошей рекламой и по правильной цене билетов. Часто эти промоутеры используют группы, чтобы заполнить свое заведение медленной ночью. Если бы они были уверены в своем решении нанять артиста, действительно ли им понадобился бы местный агент, чтобы продавать им билеты? Остерегайтесь этой ловушки. Если есть сомнения, что зал будет наполовину заполнен, не подтверждайте концерт. Если все выглядит хорошо и ситуация выглядит как положительная, сделайте все возможное, чтобы продвигать шоу так, как будто оно было вашим собственным.

Вот 7 полезных советов от 50 групп

Поиск маркетинговых партнеров и специальных гостей

Меломанам нравится посещать захватывающие мероприятия и быть свидетелями чего-то великого. Продвигайте каждый свой концерт, как фестиваль или большое событие. У крупных мероприятий есть спонсоры и партнерские отношения с брендами и местными предприятиями. Поделитесь своей идеей с такими компаниями и вовлеките их.

Концертное партнерство

  • Потребительские бренды
  • Бренды одежды
  • Некоммерческие организации
  • Оборудование
  • Компании по производству напитков
  • Screenprinter
  • Партнеры по прессе
  • 903 9702

    0

    0 Выбор для социальных сетей особые гости внимательно.К ним следует относиться так же, как к брендам и партнерам. Что они могут предложить в плане явки или маркетинга? Было бы здорово, если бы они привлекли другую аудиторию, из другой части города, моложе или старше. Выставки с участием региональных групп, чтобы вы могли поддержать их на их внутреннем рынке.

    Ошибок, которых следует избегать :
    • Не переусердствуйте. Сделайте каждое мероприятие особенным и не играйте с одними и теми же артистами снова и снова. Играйте с множеством новых артистов.Выйдите за пределы своего рынка и создайте свою аудиторию в регионе.
    • Не разыгрывайте один и тот же сет слишком часто на одном рынке. Убедитесь, что у вас есть новый материал каждый раз, когда вы играете.

    Продвижение концертов - Маркетинг и продажа билетов

    Теперь, когда вы знаете, как спланировать концерт, вам нужно продвигать их, как любой другой продукт. Некоторые группы создают маркетинговый план для каждого живого мероприятия. По моему опыту, небольшие площадки и «промоутеры» для местных групп и небольших шоу не делают очень тщательной работы по «продвижению».Вы должны взять это в свои руки.

    Уличный маркетинг для концертов

    • Старомодные флаеры и висячие плакаты
    • Маркетинг уличных онлайн-команд - цифровые флаеры
    • Конкурсы и поощрения для уличных команд
    • Код считывателя QR Spotify можно напечатать на чем угодно (наклейка, вынос визитной карточки) , и т.д). Код может вернуться к списку воспроизведения вашей музыки или музыки из тура.

    Рекламные концерты

    • Рекламные объявления Google и Facebook с геотаргетингом на рынки вашего концерта или тура.
    • Кампания BandsInTown
    • Посты в социальных сетях (бесплатная реклама)
    • Еженедельная печатная реклама местной музыки. Объедините ресурсы с другими артистами, чтобы разместить рекламу концерта на 1/8 или 1/4 страницы в вашей местной еженедельной или ежемесячной музыкальной газете.
    • Наконец, для национальных туров, если у вас есть спонсорские партнеры, подумайте о покупке печатной рекламы в лучшем музыкальном журнале на каждом рынке.

    Печатные и сетевые СМИ

    • Создайте пресс-релиз
    • Объединитесь с другими группами.Сделайте туристический трейлер для YouTube и Facebook. Видео
    • Обратитесь напрямую (или через PR) к местной прессе и СМИ
    • Регулярно продвигайте ссылки для покупки билетов в социальных сетях. Обновите заголовок своих социальных сетей, чтобы называть концерт или тур (плакат)
    • Анонсы концертов и интервью, проводимые в ключевых торговых точках
    • Электронные сообщения из СМИ в дополнение к списку адресов электронной почты вашей группы для продвижения мероприятия
    • Contest (в идеале со спонсором тура или информационным партнером с большим списком адресов электронной почты) (Автографы, гитара, барабанные пластинки, встреча и приветствие, общение с группой и т. д.)
    • 5 способов получить функции для прессы самостоятельно
    Pro Совет :

    Спросите у промоутера их местный пресс-лист.Они, вероятно, будут рады поделиться с вами этим, если узнают, что вы будете помогать в продвижении. И это показывает им, что вы умеете планировать концерт.

    Ошибки, которых следует избегать :

    Многие артисты предполагают, что если они просто будут писать музыку и давать концерты, у них будет больше поклонников. Предполагается, что каждый концерт приведет к более масштабному концерту, и их фанатская база будет расти. Это неправильный взгляд на это. На самом деле все наоборот.

    Прежде всего, соберите как можно больше поклонников в Интернете, с помощью уличного маркетинга и СМИ.Тогда пригласите поклонников на ваш концерт. Следовательно, если вы уже смягчили почву перед концертом, у вас гораздо больше шансов расширить свою аудиторию и продавать товары. Кроме того, вы произведете впечатление на промоутера, потому что ваша группа будет стоять выше других групп на счету. Большинство артистов не пытаются обратить посетителей концертов до вечера выступления. Это ошибка.

    Ошибок, которых следует избегать:

    Не забудьте указать свой концерт на Songkick, BandsInTown и других веб-сайтах со списком концертов.Многие артисты забывают зайти и обновить Facebook и свои веб-сайты информацией о концертах. Поэтому очень важно добавлять даты на Songkick, потому что они будут отображаться в вашем профиле Spotify.

    Лучшее шоу на месте / мероприятии

    Если вы хотите, чтобы ваша аудитория продолжала расти от шоу к шоу, не сидите сложа руки и ожидайте, что одни и те же люди будут приходить на каждое шоу. Потому что каждый концерт - это вызов новым людям. Поэтому каждый раз продвигайте и продвигайте концерт новой аудитории.

    Вот несколько советов, которые сделают ваш концерт лучшим на свете.

    • Нарядите сцену. Используйте сетку (распечатанные экраны, которые идут перед усилителями, или раскрасьте ваши усилители, пластину басового барабана)
    • Подписка на рассылку электронной почты / ручка и бумага / iPad. Предложите что-нибудь бесплатное в обмен на регистрацию.
    • Merch Table
    • Информация / приветственный стол (для ваших маркетинговых партнеров и спонсоров)
    • Пригласите видеооператора / фотографа на концерт или в тур для использования в качестве контента в социальных сетях и на YouTube
    • Spotify QR Reader Code можно распечатать на что угодно (наклейка, размер визитки на вынос, товар, рубашка и т. д.).Код может вернуться к списку воспроизведения вашей музыки или музыки из тура
    • Фон для сцены (или изображение проектора). Брендируйте рекламный коврик для плаката / тура. (для универсалов)
    • Наконец-то продам / сделай предзаказ чего-то новенького. Скоро новый альбом или трек. Принимайте предварительные заказы. Оставьте их с наклейкой, на которой есть ссылка на бесплатный MP3-файл с выходящим новым треком. (может быть включен в любую покупку) Здесь - это статья о том, как сделать так, чтобы продажи на вашем месте попадали в чарты альбомов.
    Для получения более подробных советов возьмите этот контрольный список бесплатных выступлений - ЗДЕСЬ

    Заключение

    Итак, я решил показать вам, как спланировать концерт, который побудит людей вернуться к вам. следующее событие. Ключевым моментом является получение большего количества поклонников и постоянный бизнес. Вы можете применить советы из этого руководства для разовых концертов, концертов и фестивалей или для ваших региональных и национальных туров. Обычно применяются те же правила. Какие творческие идеи вы видели у других художников или у себя? Поделитесь ими в комментариях ниже.

    Нравится то, что вы здесь узнали? Я обучаю своей полной маркетинговой стратегии Spotify внутри Band Builder Academy. Я также разработал бесплатное программное обеспечение, которое использует Spotify API и предназначено только для участников. НАЖМИТЕ ЗДЕСЬ , чтобы узнать больше.

    За последние два десятилетия лидер музыкальной индустрии Тодд Маккарти работал генеральным директором инди-лейбла Fearless Records в области рок / панк и старшим вице-президентом по продажам в Sony Music USA. Он по-прежнему консультирует звукозаписывающие компании, но ведет активный блог и работает над обучением новых артистов через BandBuilderAcademy.ком и тепло по ул.

    Последние сообщения Тодда Маккарти (посмотреть все).

    Как запланировать мероприятие

    21" paraeid="{5681ecf5-ecae-4d63-95c4-06f1f34580af}{238}"> Ищете, как спланировать мероприятие, или совет по планированию мероприятия?

    21" paraeid="{5681ecf5-ecae-4d63-95c4-06f1f34580af}{238}">

    Вы пришли в нужное место.

    Мы видели множество мероприятий организаций за эти годы, и есть десять шагов, которые мы определили как ключ к успеху.

    Хотя мы не можем определить все детали, о которых вам нужно будет подумать, поскольку многое будет зависеть от типа мероприятия, которое вы проводите, мы можем предложить некоторые передовые методы, которым важно следовать для любого мероприятия.

    Мы надеемся, что следующее станет отправной точкой для планирования вашего мероприятия - и без лишних слов, вот десять шагов!

    1. Разработайте цель и задачи мероприятия

    Самым первым шагом в планировании вашего мероприятия является постановка осязаемой цели и задач.

    Во-первых, спросите себя: W А вы организовываете это мероприятие и чего надеетесь достичь?

    Если вы знаете ключевые цели своей организации перед планированием, вы можете убедиться, что каждая часть вашего мероприятия оптимизирована для достижения успеха.

    Вы пытаетесь привлечь внимание к делу или собрать заранее определенную сумму пожертвований для своего следующего проекта? Вы надеетесь привлечь 50 или 500 гостей?

    Постановка цели с количественными показателями успеха облегчит вашей команде обеспечение ее достижения.

    «Определение списка материальных и нематериальных целей вашего мероприятия может дать вам лучшее представление о ваших потребностях в управлении мероприятием.Ваши реальные цели могут заключаться в том, чтобы привлечь 500 посетителей, продать 100 товаров на мероприятии или собрать 1 миллион долларов на благотворительность. Ваши нематериальные цели будут способствовать достижению этих осязаемых целей и могут включать повышение осведомленности о продукте или причине или набор добровольцев ».

    Доктор Юаньюань Чжоу, соучредитель Whova

    2. Организуйте свою команду

    Любое мероприятие требует согласованных усилий команды, чтобы уладить все детали.Рассмотрите возможность определения одного ключевого менеджера мероприятия или председателя мероприятия, а также отдельных председателей подкомитетов, например:

    • Управление объектами;
    • динамика;
    • развлечения;
    • гласности;
    • спонсора;
    • и волонтерское управление.

    Назначение отдельных ролей членам команды создает систему подотчетности, а также предотвращает отвод задач на второй план. Кроме того, это позволит вам делегировать полномочия - но не забывайте учитывать встречи комитетов в расписании вашего мероприятия!

    «Проведение мероприятий высокого качества требует поддержки на всех уровнях организации.Чтобы создать по-настоящему незабываемые впечатления, вам понадобится поддержка со стороны вашей исполнительной команды, вплоть до персонала на месте проведения мероприятий ».

    Билл МакГлэйд, CEM, вице-президент по работе с клиентами в Personify A2Z Events


    3. Составьте свой бюджет

    Определение бюджета вашего мероприятия - одна из самых важных частей планирования мероприятия. Я видел, как многие отличные идеи остаются на обочине, потому что команда, которая изначально их придумала, забывала принять во внимание свой бюджет, прежде чем приступить к планированию.

    Некоторые из важнейших расходов, которые вам необходимо включить в свой бюджет:
    • Место проведения: Эта стоимость должна включать аренду, а также любую страховку, которую вам необходимо приобрести.
    • Еда и напитки: Это поле говорит само за себя. Однако помните, что от суммы, которую вы можете себе позволить, может зависеть количество билетов, которые вы сможете продать.
    • Развлечения: Это поле можно настроить так, как вам нужно - независимо от того, выделено ли оно для выступающих, ди-джея или даже говорящей свиньи, убедитесь, что у вас есть место для маневра для расходов на проезд и проживание, а также для компенсации ,
    • Декор: Вы выберете тему каменной кувшины, сделанную своими руками, или какую-нибудь более интересную? Предварительное определение затрат поможет вам определить, какую из них вы можете себе позволить.
    • Персонал: Об этой категории часто забывают, но она важна для учета транспортных расходов и расходов на проживание вашего персонала, особенно если вы уезжаете из города. Даже составление бюджета рабочего времени сотрудников (на что они бы тратили время, если бы они не работали над этим мероприятием?) Может помочь вам решить, стоит ли того дополнительных встреч.
    • Marketing: Независимо от того, решите ли вы продвигать свое мероприятие через Facebook или придерживаетесь старой школы, развешивая листовки по всему городу,
    • Программное обеспечение: Если вы еще не платите за какое-либо программное обеспечение для управления событиями, подумайте о том, чтобы включить его в свое планирование мероприятия.
    • A / V: От проекторов до Wi-Fi и динамиков - эта категория включает в себя самые разные расходы.
    • Разное: Даже самое хорошо спланированное мероприятие потребует дополнительных затрат.Учет их в своем бюджете гарантирует, что вас не поймают врасплох.

    Даже если некоторые из этих пунктов еще не являются фиксированными расходами - например, если вы еще не выбрали место проведения - важно помнить о максимальной сумме, которую вы можете себе позволить потратить, прежде чем принимать эти решения.

    Как увеличить количество регистраций на мероприятия и денежные средства, полученные некоммерческой организацией, ассоциацией или клубом:

    4.Установите дату

    Дата может быть заранее установлена ​​для повторяющегося события, но если это новое событие, не забудьте принять во внимание следующее, прежде чем утверждать дату:

    • Дайте себе достаточно времени! В идеале у вас должно быть 4-6 месяцев для планирования, если не больше (в зависимости от характера вашего мероприятия)
    • Помните о государственных и религиозных праздниках
    • Избегайте школьных каникул (зимние, весенние и летние каникулы)
    • Уточняйте даты с ключевыми участниками - спикерами, ведущими, VIP-гостями и т. Д.

    5. Создание генерального плана мероприятия

    Как только у вас будет хорошее представление обо всех затратах и ​​сроках, связанных с вашим мероприятием, пора приступить к реальному плану! Создание генерального плана мероприятия позволит вам следить за тем, чтобы все аспекты были соблюдены, а также упростит координацию с волонтерами и членами комитета мероприятия.

    Ваш генеральный план мероприятия должен охватывать все аспекты мероприятия, в том числе:

    • Организация объектов, логистика и организация питания (контракты, разрешения, страхование и т. Д.)
    • Спикеры и докладчики (идентификация, подтверждение, логистика и управление)
    • Мероприятия и развлечения
    • Реклама и продвижение (онлайн и офлайн, такие как веб-страницы и онлайн-продвижение; календари событий; печатные программы; связи со СМИ; вывески; социальные сети и т. Д.)
    • Регистрация (онлайн-регистрация, оплата и отслеживание; вход на сайт и т. Д.)
    • Управление спонсорами и партнерами
    • Управление и обязанности волонтеров

    При планировании мероприятия подумайте также о создании подробной временной шкалы, чтобы все двигалось плавно.Укажите, когда необходимо предоставить какие-либо разрешения или страховые полисы, когда заканчивается регистрация, а также подробный график дня.


    Хотя может возникнуть соблазн сказать: «Это все в моей голове! Все будет хорошо!" и не беспокойтесь о том, чтобы все это записывать, будьте осторожны: такой менталитет значительно усложнит вам задание ответственности. Кроме того, будет сложнее вспомнить, что вы сделали для следующего мероприятия, поэтому сделайте себе одолжение в будущем и сохраните все в письменном виде.

    Наконец, если вы или ваша организация проводили предыдущие мероприятия подобного типа, просмотр любой документации, существующей на этом этапе, может помочь вам убедиться, что вы ничего не упустили.

    Убедитесь, что все ваши действия и услуги рассчитаны на размер вашей аудитории. Раньше мы открывали несколько открытых баров для наших мероприятий, и один бармен готовил каждому напиток с нуля. Очередь становилась такой длинной, что наши посетители разочаровывались.Мы знали, что нам нужно найти лучшее решение, но не могли позволить себе нанять другого бармена, поэтому решили заранее приготовить большие партии коктейлей. Это значительно сократило очередь, и нашим посетителям понравились напитки, которые мы приготовили! При создании генерального плана постарайтесь увидеть, сможете ли вы где-нибудь сократить расходы с помощью DIY. Также помните, что с новыми приложениями, такими как TaskRabbit и Craigslist, вы часто можете найти талантливого человека, который может предоставить услугу гораздо дешевле, что значительно упростит вашу жизнь при планировании и проведении мероприятия.

    Сиара Хаутау, ведущий специалист по стратегии цифрового маркетинга, Fueled

    6. Забронируйте место проведения

    Как только вы выберете дату, важно как можно скорее забронировать место проведения. Ваше мероприятие должно иметь дату и место, прежде чем вы сможете начать рекламу, поэтому эту задачу необходимо выполнить как можно раньше в период планирования.

    (Обратите внимание, что некоторая гибкость в выборе даты также может помочь вам на этом этапе и открыть более широкий выбор мест.)

    При выборе места проведения мероприятия следует учитывать следующие моменты:

    • Доступность. Есть ли в помещении доступный вход и лифт? Есть ли туалеты для мужчин и женщин? Будет ли у вас место для переводчиков? Этот и многие другие факторы влияют на выбор пространства, в котором все участники будут чувствовать себя комфортно.
    • Размер. Для мероприятия на 50 человек потребуется совсем другое пространство, чем для мероприятия на 500 человек.Кроме того, подумайте, нужны ли вам отдельные комнаты для секционных заседаний или чего-то подобного.
    • Парковка. Есть ли парковка или легко добраться на общественном транспорте?
    • Страхование. Вам нужно будет приобрести отдельную страховку? Каковы их правила ответственности?
    • AV. Если вашему мероприятию нужны динамики и микрофоны, убедитесь, что их легко установить в доступном пространстве.То же самое касается доступа к Wi-Fi (и подключения к мобильному телефону!) Или любых других технологических потребностей вашего мероприятия.
    • Затраты. Какую сумму залога запрашивает заведение? Будут ли дополнительные расходы? Сколько вы получите обратно, если вам (не дай бог) нужно будет отменить?

    Не верьте всему, что вы видите в Instagram или Pinterest. Это печальная реальность, с которой мы сталкиваемся, но эта индустрия становится все более креативной с точки зрения своих маркетинговых материалов.Они знают, какие фотографии нужно использовать, под правильным углом для фотографирования, как правильно редактировать фотографии, чтобы помещения выглядели больше, чище и красивее. Поэтому мы советуем лично посетить это место, лично встретиться с вашими поставщиками и уделить время должной осмотрительности. А если у вас нет времени, наймите подходящего специалиста, который будет работать над обеспечением этих компонентов от вашего имени.

    Лорен Греч, генеральный директор и соучредитель LLG Events

    7. Брендируйте свое мероприятие

    Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие выделялось среди других, вам нужно выбрать своевременную и убедительную тему, которая отличает вас от конкурентов.Это означает, что вам нужно придумать динамическую общую тему, и вам нужно очень внимательно относиться к фактическому названию, поскольку оно может привлечь внимание, особенно в онлайн-СМИ.

    • Имена мозгового штурма: Когда вы обдумываете название события, подумайте о следующем:
      • Чем ваше мероприятие отличается от других мероприятий в вашем секторе?
      • Что вы надеетесь передать этим событием?
      • Каковы основные составляющие вашего мероприятия?
    • Создайте слоган: После того, как вы придумали название, также попробуйте придумать слоган - короткий запоминающийся слоган, описывающий событие.
    • Разработка логотипа: Последним шагом будет создание логотипа, представляющего ваше мероприятие. Логотип может быть эффективным инструментом брендинга, предлагая немедленное признание вашего мероприятия во всех ваших рекламных и рекламных материалах (например, футболках, бутылках с водой, сумках и т. Д.).

    Как только у вас есть свое имя, слоган и логотип, используйте его во всех своих маркетинговых материалах, чтобы люди, незнакомые с вашей организацией, начали узнавать ваш бренд - и помнить, что мероприятие происходит!

    Помимо названия мероприятия, слогана и логотипа, создайте хэштег для всех своих маркетинговых материалов и для посетителей, которые будут использовать его при обсуждении вашего мероприятия в социальных сетях.Чем короче, тем лучше, но при этом он должен быть уникальным.

    Например, если ваше мероприятие - Национальная конференция собак, вы можете создать хэштег, например # NCDwoof2019. Он уникальный, запоминающийся и короткий.

    Во время мероприятия назначьте кого-нибудь для отслеживания сообщений в реальном времени, используя хэштег: «лайкать» сообщения Facebook, «ретвитнуть» твиты и т. Д., Чтобы усилить шумиху во время события.

    После мероприятия вы можете искать в каждой отдельной социальной сети сообщения, содержащие ваш хэштег, чтобы получить отличный отчет после мероприятия.

    Николь А. Мейерсон, основатель, Project Parity

    10. Определение рабочего дня процессов

    После того, как вы подготовили все, что происходит вокруг мероприятия, следующим шагом станет отслеживание порядка самого мероприятия и планирование вашей программы.

    Чтобы быть готовым ко всему, подготовьте план, который проведет вас в течение всего дня от установки до очистки.Включение каждой детали, даже самой маленькой, поможет вам почувствовать, что у вас все под контролем!

    Вот небольшой пример того, как может выглядеть что-то вроде этого:

    5:00: Выдача лотов тихого аукциона на место проведения (Диана)

    6:15: Настройка AV (Терри, Диана)

    7:00: Быстрая координационная встреча волонтеров (Терри + волонтеры)

    7:30: Начало прибытия посетителей

    8:00: подаются закуски

    8:30: Спикер 1 выходит на сцену

    9:00: Спикер 2 выходит на сцену

    10:00: Награды вручены (Диана)

    10:30: Завершение торгов на аукционе без звука

    11:00: Начало очистки таблиц

    12:00 Событие окончено; все гости должны покинуть

    Определение того, кто именно должен делать что, также может обеспечить четкую подотчетность, ведущую к событию.

    И в качестве бонуса вы также можете использовать упрощенную версию этого в любых материалах по брендингу в качестве своей публичной повестки дня.

    Это программное обеспечение позволяет мгновенно выполнять запуск (и заполнение) событий!

    Если вам надоело обрабатывать регистрации на мероприятия и платежи вручную, существует программное обеспечение, которое может полностью автоматизировать этот процесс в Интернете. Это программное обеспечение для управления членством, и вот что оно умеет:

    • Разрешить легкое создание онлайн-регистрационных форм
    • Разместите календарь событий на своем сайте
    • Автоматически обновлять ваш сайт предстоящими событиями
    • Внесите платежи по событию прямо на свой счет
    • Отправлять автоматические счета и напоминания о мероприятиях
    • Выгрузить данные об участниках мероприятия прямо в базу данных контактов
    • и более

    Программное обеспечение для управления членством не только берет на себя всю логистику мероприятий, но и упрощает работу любой членской организации, поскольку автоматизирует ряд других административных задач, таких как управление контактами, веб-сайтом, финансами и электронной почтой.

    Если вы хотите узнать, подходит ли такое программное обеспечение для вашей организации, попробуйте Wild Apricot, программное обеспечение №1 для управления членством на рынке. Самое приятное, что Wild Apricot можно попробовать бесплатно в течение 30 дней. Нажмите здесь, чтобы начать бесплатную пробную версию.

    В качестве небольшой некоммерческой организации это программное обеспечение значительно упростило организацию и общение с нашими членами. Членство теперь автоматическое, и регистрация на наши мероприятия стала для наших гостей проще, а для нас - гораздо меньше работы.

    - ДиДи Лабарон, Ассоциация занятости и обучения Орегона

    Бонус: обзор после события

    Поздравляю: вы пережили свое мероприятие!

    Но подождите секунду. Это еще не конец.

    Прежде чем рухнуть на диван и вздремнуть, оцените свое мероприятие, чтобы понять, что прошло хорошо и что вы можете сделать

    .

    Руководство для начинающих по управлению деньгами

    Потратьте время на то, чтобы лучше распорядиться своими деньгами, действительно окупится. Это может помочь вам не оплачивать счета и ежегодно экономить 1000 фунтов стерлингов. Вы можете использовать эти дополнительные сбережения, чтобы погасить любые долги, которые у вас могут быть, направить их на пенсию или потратить их на следующую машину или отпуск. Читайте советы по управлению капиталом, в том числе о том, как установить бюджет, придерживаться его и как сэкономить.

    Как настроить бюджет

    ?

    Личный кабинет

    У вас более одной учетной записи? Новые услуги означают, что теперь вы можете видеть все свои счета в одном банковском приложении.Узнайте больше здесь.

    Первый шаг к контролю над своими финансами - это составление бюджета.

    Это потребует небольших усилий, но это отличный способ быстро получить представление о деньгах, которые вы получаете и уходите.

    Установка бюджета означает, что у вас:

    • Меньше вероятность оказаться в долгу
    • Меньше вероятность того, что вас поймают непредвиденные расходы
    • С большей вероятностью будет иметь хороший кредитный рейтинг
    • С большей вероятностью будут приняты в ипотеку или ссуду
    • Возможность определить области, в которых можно сэкономить
    • Отличное место, чтобы накопить на праздник, новую машину или другое удовольствие

    Что вам понадобится

    ?

    Более половины семей в Великобритании имеют регулярный бюджет.Большинство говорит, что это дает им душевное спокойствие относительно того, сколько они тратят, и помогает им лучше относиться к жизни в целом. Управляйте своими деньгами лучше с помощью нашего инструмента планирования бюджета.

    Чтобы начать работу с бюджетом, вам нужно определить, сколько вы тратите на:

    • Хозяйственные счета
    • Расходы на проживание
    • Финансовые продукты (страхование…)
    • Семья и друзья (подарки…)
    • Путешествие (расходы на автомобиль, общественный транспорт…)
    • Досуг (отдых, спорт, рестораны…)

    Отличный способ рассчитать свой бюджет - воспользоваться нашим бесплатным и простым в использовании планировщиком бюджета.

    Просто возьмите как можно больше информации о своих доходах и расходах (счета, банковские выписки ...) и приступайте к работе.

    Вы можете сохранить свою информацию и вернуться к ней в любое время.

    Вы также можете составить бюджет с помощью электронной таблицы или просто записать все это на бумаге.

    Есть также несколько отличных бесплатных приложений для составления бюджета, и у вашего банка или строительного общества может быть онлайн-инструмент для составления бюджета, который берет информацию непосредственно из ваших транзакций.

    Возвращение бюджета в норму

    Если вы тратите больше, чем приходите, вам нужно решить, где можно сократить расходы.

    Это может быть так же просто, как приготовить обед дома или отменить абонемент в тренажерный зал, которым вы не пользуетесь.

    Вы также можете вести дневник расходов и записывать все, что вы покупаете за месяц.

    Или, если вы проводите большую часть своих расходов с помощью банковской карты, посмотрите банковскую выписку за последний месяц и определите, куда уходят ваши деньги.

    Примите участие

    Привлекайте всех членов вашей семьи к соблюдению бюджета.

    Сядьте вместе и составьте план, которого вы все сможете придерживаться.

    Определите, сколько денег можно потратить, и договоритесь между собой, что у вас будет.

    Сокращение ваших домашних счетов и ипотеки

    Для многих из нас домашние счета составляют значительную часть наших расходов.

    Хорошая новость в том, что следуя нашим советам, легко сэкономить сотни фунтов на счетах.

    Вы также можете сэкономить сотни и даже тысячи фунтов, купив новую ипотеку или просмотрев уже имеющуюся.

    Будьте гибкими

    Жизнь непредсказуема, поэтому старайтесь пересматривать свой бюджет и свои расходы, если есть изменения, или хотя бы каждые пару месяцев.

    Вам может быть повышена заработная плата, что означает, что вы сможете больше сэкономить, или вы можете обнаружить, что ваши счета за домохозяйство увеличиваются.

    Выплата кредитов и кредитных карт

    Если у вас есть ссуды или задолженность по кредитным картам, обычно имеет смысл сначала выплатить долг, по которому начисляется самая высокая процентная ставка.

    Примеры включают:

    • Кредитные карты
    • Карты магазинов, по которым обычно взимаются самые высокие проценты
    • Персональные ссуды в банке, по которым обычно взимаются более низкие процентные ставки, чем по кредитным или магазинным картам

    Важно убедиться, что вы не нарушаете условия своих соглашений.

    Таким образом, даже если вы сосредоточены на выплате другого долга, вы должны платить по крайней мере минимум по любой кредитной карте и ежемесячные платежи по любым кредитным соглашениям.

    Получение помощи, если долговые проблемы становятся серьезными

    Если вы уже пропустили платежи по кредитной карте или ссуде или если у вас есть так называемые «приоритетные долги», такие как ваш:

    • Аренда,
    • Ипотека,
    • Судебные штрафы,
    • Счета за энергию,
    • Муниципальный налог,
    • Алименты

    Сразу же обратитесь за советом к бесплатной благотворительной организации по консультированию по вопросам долга.

    Установите цель экономии

    Некоторым людям сложно заинтересоваться экономией, но часто бывает намного проще, если вы установите цель.

    Ваш первый шаг - получить некоторую чрезвычайную экономию - деньги, которые можно использовать в случае возникновения чрезвычайной ситуации, например, поломки котла или если вы какое-то время не можете работать.

    Постарайтесь окупить трехмесячные расходы в учетной записи с легким или мгновенным доступом.

    Не волнуйтесь, если у вас не получится спасти это сразу, но держите его как цель, к которой нужно стремиться.

    Лучший способ сэкономить - ежемесячно вносить немного денег на сберегательный счет.

    После того, как вы откроете свой чрезвычайный фонд, вы можете рассмотреть возможные цели сбережений:

    • Покупка авто без кредита
    • Отправьтесь в отпуск, не беспокоясь о счетах, когда вернетесь
    • Получение дополнительных денег на время отпуска по беременности и родам или отцовского отпуска

    Инвестируйте свои сбережения

    По мере того, как ваши сбережения начнут расти, вы можете:

    • Увеличьте пенсию.Это отличный способ убедиться, что в более позднем возрасте вы сможете жить более комфортно.
    • Составьте инвестиционный план с учетом ваших целей и сроков.

    Если вас одолели долги

    Часто самое сложное при выплате долгов - это сделать первый шаг.

    Легко чувствовать себя подавленным, если вы знаете, что испытываете финансовые трудности.

    Заманчиво зарыться в песок и проигнорировать банковские выписки и требования об оплате, но это не улучшит проблему, а может усугубить ее.

    Итак, сделайте глубокий вдох и откройте все письма, которые вы игнорировали.

    Когда вы это сделаете, по крайней мере, вы будете знать, с чем вам придется иметь дело, и сможете решить, что вам нужно делать дальше.

    Прочитать стенограмму этого видео (DOC 22KB)

    ,

    Смотрите также